Tăng cường sử dụng văn bản điện tử liên thông trong cơ quan hành chính

Ngày 12-9, UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 4433/UBND-KTN về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử liên thông trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước.

Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan đã được triển khai văn phòng điện tử, hộp thư điện tử thực hiện một số nội dung sau: Triển khai thực hiện tốt Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh theo Quyết định 03/2014/QĐ-UBND ngày 17/3/2014 của UBND tỉnh. Tăng cường sử dụng hết các chức năng trên hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử để quản lý văn bản và điều hành;

Các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan đã được triển khai văn phòng điện tử, hộp thư điện tử từ nay về sau, trong khi chưa áp dụng chữ ký kỹ thuật số, khi phát hành các loại văn bản, đồng thời với việc gửi bằng văn bản giấy phải gửi bằng văn bản điện tử qua hệ thống Văn phòng điện tử hoặc Hộp thư điện tử (đối với các đơn vị chưa được triển khai phần mềm Văn phòng điện tử) theo tập tin dạng .doc hoặc .docx, trường hợp cần thiết hoặc đối với văn bản quan trọng thì có thể gửi tập tin bằng định dạng .pdf.

Từ ngày 1-10-2014, giao Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh đối với các văn bản khi trình, gửi UBND tỉnh mà không có gửi kèm file mềm theo qui định.

Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (tên miền tiengiang.gov.vn) để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ, giữa các cơ quan, đơn vị, giữa các cán bộ công chức với nhau trong quá trình trao đổi, lấy ý kiến, phối hợp công tác. Trừ các văn bản mật phải thực hiện theo quy định của Chính phủ và các Bộ, ngành chức năng. Tiến tới ứng dụng rộng rãi hệ thống thư điện tử đến cấp xã, phường. Đến năm 2015, đảm bảo tất cả cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh đều được cấp và sử dụng hộp thư điện tử công vụ phục vụ công tác.

Có sự phối hợp sử dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn phòng điện tử trong quản lý văn bản và điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận lợi trong quá trình phối hợp công tác. Các vướng mắc, khó khăn (nếu có) thì liên hệ với Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông để được phối hợp và hướng dẫn thực hiện.

Sở Thông tin và Truyền thông tăng cường kiểm tra việc sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện, định kỳ 6 tháng có báo cáo UBND tỉnh mức độ thực hiện; cử cán bộ hỗ trợ, hướng dẫn về chuyên môn khi có yêu cầu; phối hợp các với cơ quan, đơn vị không ngừng cải tiến, nâng cấp phần mềm Văn phòng điện tử cho phù hợp và đảm bảo đường truyền thông suốt trong quá trình sử dụng.

Các cơ quan, đơn vị đã được trang bị hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử, Hộp thư điện tử phải có quy định nội bộ về sử dụng văn bản điện tử, quy định rõ trách nhiệm từ cấp lãnh đạo đến cán bộ, công chức trong cơ quan để có sự đồng bộ trong sử dụng Văn phòng điện tử, Hộp thư điện tử có hiệu quả, phục vụ quá trình điều hành, quản lý văn bản, tham mưu lên cơ quan cấp trên và phối hợp công tác giữa các bộ phận, giữa các cơ quan liên quan.

(Theo tiengiang.gov.vn)