Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

Những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ (nay Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử) không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực chuyên môn, thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của ngành và đã vinh dự được Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh tặng nhiều Bằng khen.

Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang được thành lập đầu năm 2021 trên cơ sở tổ chức lại Chi cục Văn thư - Lưu trữ (tiền thân là Trung tâm Thông tin và Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh, được thành lập năm 1998).

THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC THAM MƯU

Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, những năm qua, công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đây và hiện nay là Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã không ngừng nỗ lực, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đảm bảo phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Sở Nội vụ.

Cụ thể, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước đây và hiện nay là Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh như: Quyết định 1957 ngày 12-8-2014 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Chỉ thị 11 ngày 10-5-2018 của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch 84 ngày 7-4-2020 về phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Tiền Giang đến năm 2025; Kế hoạch 302 ngày 6-11-2020 về lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Tiền Giang giai đoạn 2020 - 2025…

Lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (nay là Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử) nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ tại Hội nghị tổng kết phong trào thi đua yêu nước năm 2020.

Đồng thời, cũng đã tham mưu Sở Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Hướng dẫn liên ngành Sở Nội vụ - Sở Xây dựng về việc hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Hướng dẫn về một số nội dung chuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang; Hướng dẫn quản lý hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập và hợp nhất; Hướng dẫn xử lý tài liệu hết giá trị; Hướng dẫn bảo quản, chỉnh lý tài liệu...

Nhìn chung, từ việc tham mưu các đơn vị này đã giúp cho UBND tỉnh, Sở Nội vụ ban hành các văn bản kịp thời, đầy đủ, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ thống nhất trên địa bàn tỉnh và quản lý, khai thác tốt tài liệu lưu trữ lịch sử.

LƯU TRỮ KHOA HỌC, BẢO QUẢN AN TOÀN 

Bên cạnh việc tham mưu cho lãnh đạo cấp trên ban hành các văn bản chỉ đạo liên quan đến ngành, những năm qua, đơn vị cũng đã thực hiện tốt công tác chuyên môn: Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ tại 193 cơ quan, tổ chức; thẩm định tài liệu hết giá trị của 96 cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; chỉnh lý nâng cấp 301 m giá tài liệu phông lưu trữ Tòa Hành chánh tỉnh Định Tường và 194,4 m phông lưu trữ UBND tỉnh; đánh giá, đề nghị tiêu hủy 2.319 hồ sơ (tương đương 51,7 m) hết thời hạn bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, đã thu thập 290,9 m giá tài liệu của 101 cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

Nhằm phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ, Phòng Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bằng hình thức phục vụ độc giả tại phòng đọc, cấp bản sao và chứng thực lưu trữ. Từ năm 2015 đến năm 2020 có khoảng 500 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện số hóa 409,57 m tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; trao trả 323 hồ sơ cán bộ đi B của tỉnh Gò Công và tỉnh Mỹ Tho (nay là tỉnh Tiền Giang).

Đặc biệt, để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, đơn vị đã tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh đầu tư kinh phí xây dựng Kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Đây là kho kiên cố được khởi công xây dựng năm 2014 và đưa vào sử dụng từ năm 2017 với diện tích 2.163 m2 theo mô hình kho lưu trữ chuyên dụng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Huỳnh Thị Lan cho biết: “Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, hằng năm, chúng tôi đều xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức về lý luận chính trị, hành chính nhà nước, các lớp chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cùng với đó là chú trọng nâng cao tinh thần, thái độ phục vụ, ý thức trách nhiệm của các công chức, viên chức đối với các tổ chức, cá nhân.

Từ năm 2015 đến nay, toàn bộ hồ sơ theo cơ chế “một cửa” luôn đảm bảo giải quyết và trả kết quả giải quyết đúng và trước hạn, không có trường hợp trễ hạn, không có khiếu nại, phiền hà nào từ tổ chức và công dân. Kết quả lấy ý kiến khảo sát mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân có giao dịch công việc với đơn vị cho thấy, có 95% đến 97% đánh giá rất hài lòng, 3% - 5% hài lòng. Thời gian tới, chúng tôi tiếp tục nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ thời kỳ mới”.

QUẾ ANH